CogniEtica— A Cimenteira do Louro S A

Política de Privacidade

A Cimenteira do Louro S A

Politica de Privacidade

Canal de Denuncias CogniEtica

Nota de utilizacao deste modelo: antes de publicar este documento, preencha todos os campos assinalados entre colchetes, reveja o conteudo com o seu Encarregado de Protecao de Dados (DPO) e, sempre que aplicavel, com aconselhamento juridico proprio.

1. Introducao e Ambito

A presente Politica de Privacidade descreve o modo como [NOME DA ENTIDADE CLIENTE], pessoa coletiva com o numero de identificacao fiscal [NIF], com sede em [MORADA] (adiante designada por "Entidade" ou "Responsavel pelo Tratamento"), trata os dados pessoais recolhidos atraves do canal de denuncias CogniEtica (adiante "Canal" ou "Plataforma"), disponibilizado atraves da tecnologia da Cogniseg Lda, pessoa coletiva com o numero de identificacao fiscal 517090112, com sede na Av. D. Joao II, Lote 1.07.2.1, Piso 0, 1990-096 Lisboa (adiante "Cogniseg" ou "Fornecedor da Plataforma").

Esta politica aplica-se a todas as pessoas que apresentem uma denuncia, participem numa denuncia ou sejam mencionadas no ambito de um processo de denuncia atraves do Canal, incluindo denunciantes, testemunhas, pessoas visadas e colaboradores da Entidade envolvidos na gestao das denuncias.

2. Quem e o Responsavel pelo Tratamento e Quem e o Subcontratante

Para efeitos do Regulamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 (RGPD), a [NOME DA ENTIDADE CLIENTE] e a Responsavel pelo Tratamento dos dados pessoais recolhidos e processados no ambito do Canal, competindo-lhe determinar as finalidades e os meios do tratamento, garantir o cumprimento da Lei n.o 93/2021, de 20 de dezembro, e decidir sobre o seguimento dado a cada denuncia.

A Cogniseg Lda atua como Subcontratante (encarregada do tratamento), disponibilizando a infraestrutura tecnologica que suporta o Canal e processando os dados pessoais exclusivamente de acordo com as instrucoes documentadas da Entidade, nos termos do artigo 28.o do RGPD e do Acordo de Subcontratamento de Tratamento de Dados Pessoais celebrado entre as partes. A Cogniseg nao acede ao conteudo das denuncias para fins proprios, nao consulta a identidade dos denunciantes salvo quando tal seja estritamente necessario para prestacao de suporte tecnico solicitado pela Entidade, e nao utiliza os dados tratados no Canal para quaisquer outras finalidades.

Contacto do Encarregado de Protecao de Dados (DPO) da Entidade: [NOME DO DPO / EMAIL DO DPO].

Contacto do responsavel pela gestao de denuncias na Entidade, designado nos termos do artigo 8.o da Lei n.o 93/2021: [NOME / FUNCAO / EMAIL].

3. Enquadramento Legal

O tratamento de dados pessoais no ambito do Canal rege-se, em especial, pelos seguintes diplomas:

  • Regulamento (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 (Regulamento Geral sobre a Protecao de Dados, RGPD);

  • Lei n.o 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a execucao do RGPD na ordem juridica nacional;

  • Lei n.o 93/2021, de 20 de dezembro, que estabelece o regime geral de protecao de denunciantes de infracoes (RGPDI), transpondo a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019;

  • Decreto-Lei n.o 109-E/2021, de 9 de dezembro, que cria o Mecanismo Nacional Anticorrupcao e estabelece o Regime Geral de Prevencao da Corrupcao, sempre que aplicavel;

  • Demais legislacao setorial aplicavel a atividade da Entidade.

4. Que Dados Pessoais Tratamos

No ambito da gestao do Canal, poderao ser tratadas as seguintes categorias de dados pessoais, consoante a informacao voluntariamente prestada pelo denunciante e a natureza da denuncia:

  • Dados de identificacao do denunciante, quando a denuncia nao seja apresentada de forma anonima (nome, contacto, funcao ou vinculo profissional);

  • Conteudo da denuncia, incluindo a descricao dos factos, datas, locais e documentos ou provas anexados;

  • Dados de identificacao de pessoas visadas ou mencionadas na denuncia;

  • Dados de testemunhas ou terceiros mencionados no processo;

  • Dados tecnicos de acesso a Plataforma estritamente necessarios a sua seguranca e funcionamento (registos de acesso, data e hora de submissao), nunca utilizados para identificar denunciantes que optem pelo anonimato;

  • Excecionalmente, e apenas quando estritamente necessario e relevante para a apreciacao da denuncia, categorias especiais de dados pessoais (artigo 9.o do RGPD) ou dados relativos a condenacoes penais e infracoes (artigo 10.o do RGPD).

A Entidade recomenda que os denunciantes nao incluam, no conteudo da denuncia, dados pessoais manifestamente desnecessarios ou desproporcionados a apreciacao dos factos denunciados.

5. Finalidades e Fundamento de Licitude

Os dados pessoais recolhidos atraves do Canal sao tratados para as seguintes finalidades:

  • Receber, registar e dar seguimento a denuncias de infracoes abrangidas pelo ambito material da Lei n.o 93/2021;

  • Instruir e investigar internamente os factos denunciados, incluindo a comunicacao com o denunciante e com pessoas visadas, sempre que necessario e nos limites legalmente permitidos;

  • Cumprir as obrigacoes legais de resposta ao denunciante, nomeadamente o acuse de rececao no prazo de sete dias e a comunicacao das medidas adotadas no prazo maximo de tres meses, prorrogavel excecionalmente ate seis meses;

  • Assegurar a proteccao do denunciante, de pessoas relacionadas e de pessoas visadas contra atos de retaliacao;

  • Cumprir obrigacoes legais aplicaveis a Entidade, incluindo perante autoridades competentes, judiciais ou de supervisao;

  • Elaborar registos e relatorios estatisticos, em cumprimento de obrigacoes legais de reporte.

O fundamento de licitude do tratamento e o cumprimento de uma obrigacao juridica a que a Entidade esta sujeita, nos termos da alinea c) do n.o 1 do artigo 6.o do RGPD, em conjugacao com a Lei n.o 93/2021. Quando estejam em causa categorias especiais de dados, o tratamento fundamenta-se na alinea g) do n.o 2 do artigo 9.o do RGPD, por motivo de interesse publico importante, conforme concretizado na legislacao nacional aplicavel.

6. Quem Pode Apresentar uma Denuncia

Nos termos do artigo 5.o da Lei n.o 93/2021, pode apresentar uma denuncia qualquer pessoa singular que denuncie ou divulgue uma infracao com base em informacoes obtidas no ambito da sua atividade profissional, designadamente:

  • Trabalhadores dos setores privado, social ou publico da Entidade;

  • Prestadores de servicos, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem como pessoas sob a sua supervisao e direcao;

  • Titulares de participacoes sociais e membros de orgaos de administracao, gestao, fiscalizacao ou supervisao, incluindo membros nao executivos;

  • Voluntarios, estagiarios remunerados ou nao remunerados;

  • Candidatos a um processo de recrutamento ou pessoas cujo vinculo profissional com a Entidade ja tenha cessado, quando as informacoes tenham sido obtidas nesse contexto.

7. Confidencialidade e Protecao da Identidade

A identidade do denunciante, bem como qualquer informacao que direta ou indiretamente permita deduzi-la, tem natureza confidencial e e de acesso restrito as pessoas responsaveis por receber ou dar seguimento a denuncia. A identidade do denunciante so pode ser divulgada em cumprimento de obrigacao legal ou de decisao judicial, sendo o denunciante previamente informado, salvo se essa informacao puser em causa a investigacao ou processo judicial em curso.

A mesma proteccao de confidencialidade e extensivel a identidade das pessoas visadas pela denuncia, enquanto durar a investigacao, e a identidade de terceiros mencionados, incluindo testemunhas e colaboradores que auxiliem o denunciante.

8. Anonimato

O Canal permite a apresentacao de denuncias de forma anonima. Nestes casos, a Plataforma e configurada de modo a nao recolher nem registar qualquer elemento que permita, direta ou indiretamente, identificar o autor da denuncia, salvo se este optar voluntariamente por se identificar em momento posterior atraves do canal de acompanhamento seguro disponibilizado. Caso um denunciante anonimo seja subsequentemente identificado, beneficia da mesma proteccao conferida pela Lei n.o 93/2021 aos denunciantes identificados, desde que reunidos os demais requisitos legais.

9. Destinatarios dos Dados

Os dados pessoais tratados no ambito do Canal podem ser comunicados, nos estritos limites do necessario e sempre no respeito pelo dever de confidencialidade, aos seguintes destinatarios:

  • Colaboradores da Entidade designados como responsaveis pela gestao de denuncias, em numero restrito e devidamente habilitados;

  • Consultores externos, auditores ou advogados contratados pela Entidade para apoio a investigacao, sujeitos a obrigacoes de confidencialidade contratuais;

  • Autoridades judiciais, administrativas ou reguladoras competentes, quando exigido por lei ou decisao judicial;

  • A Cogniseg Lda, na estrita qualidade de Subcontratante, para efeitos de disponibilizacao, manutencao e seguranca tecnica da Plataforma, nos termos do Acordo de Subcontratamento celebrado com a Entidade.

Os dados pessoais nao sao vendidos, cedidos para fins comerciais nem utilizados para definicao de perfis (profiling) para quaisquer finalidades alheias ao Canal.

10. Transferencias Internacionais de Dados

A infraestrutura tecnologica que suporta a Plataforma CogniEtica encontra-se alojada em centros de dados localizados no Espaco Economico Europeu. Caso, no futuro, se torne necessario recorrer a prestadores localizados fora do Espaco Economico Europeu, tal transferencia sera precedida da adocao de garantias adequadas nos termos do Capitulo V do RGPD, designadamente clausulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissao Europeia, sendo o Cliente previamente informado.

11. Prazos de Conservacao

Os dados pessoais e a documentacao relativos a cada denuncia sao conservados pelo prazo minimo de cinco anos a contar da data da denuncia ou, se superior, enquanto se mantiverem pendentes eventuais processos judiciais, administrativos ou disciplinares relacionados, nos termos do regime de conservacao previsto na Lei n.o 93/2021.

Findos os prazos aplicaveis, os dados sao eliminados ou anonimizados de forma irreversivel, salvo obrigacao legal de conservacao por prazo diferente. Denuncias manifestamente infundadas, apresentadas de ma-fe ou sem qualquer fundamento factual serao arquivadas e os dados eliminados em prazo mais curto, de acordo com o procedimento interno da Entidade.

12. Seguranca da Informacao

A Entidade e a Cogniseg, na qualidade de Subcontratante, implementam medidas tecnicas e organizativas adequadas ao risco, entre as quais se destacam:

  • Encriptacao dos dados em transito e em repouso;

  • Controlo de acessos baseado em perfis e no principio da necessidade de conhecer (need to know);

  • Registo e monitorizacao de acessos a Plataforma;

  • Segregacao logica entre o conteudo das denuncias e os dados de gestao da conta do Cliente;

  • Copias de seguranca periodicas e planos de continuidade e recuperacao;

  • Testes periodicos de seguranca e avaliacao de vulnerabilidades.

13. Direitos dos Titulares dos Dados

Nos termos e limites previstos no RGPD e na Lei n.o 93/2021, os titulares dos dados podem exercer, junto do Responsavel pelo Tratamento, os seguintes direitos:

  • Direito de acesso aos dados pessoais que lhe digam respeito;

  • Direito de retificacao de dados inexatos ou incompletos;

  • Direito ao apagamento, nos casos previstos na lei;

  • Direito a limitacao do tratamento;

  • Direito de oposicao, quando aplicavel;

  • Direito a portabilidade dos dados, quando tecnicamente aplicavel.

O exercicio destes direitos esta sujeito as restricoes necessarias e proporcionais impostas pela Lei n.o 93/2021 para salvaguarda da confidencialidade da identidade do denunciante e da eficacia da investigacao, nomeadamente quanto ao direito de acesso da pessoa visada durante a pendencia do processo. Os pedidos devem ser dirigidos ao DPO da Entidade atraves do contacto indicado na seccao 2.

14. Proteccao Contra Atos de Retaliacao

A Entidade garante que nenhum denunciante, pessoa que auxilie o denunciante ou terceiro a este ligado sera sujeito a atos de retaliacao em resultado da apresentacao de uma denuncia de boa-fe e com fundamento serio, nos termos do artigo 21.o da Lei n.o 93/2021, incluindo despedimento, nao renovacao de contrato, avaliacao negativa, discriminacao ou qualquer outra forma de tratamento desfavoravel. Presume-se ter natureza retaliatoria qualquer ato prejudicial ocorrido ate dois anos apos a apresentacao da denuncia.

15. Direito de Reclamacao

Sem prejuizo de qualquer outra via de recurso administrativo ou judicial, o titular dos dados tem o direito de apresentar reclamacao junto da Comissao Nacional de Protecao de Dados (CNPD), com sede na Avenida Doutor Antonio Jose de Almeida, 13, 1000-043 Lisboa (www.cnpd.pt), relativamente a questoes de protecao de dados pessoais, e junto do Mecanismo Nacional Anticorrupcao (MENAC) ou de outra autoridade competente, relativamente ao seguimento dado a denuncia nos termos da Lei n.o 93/2021.

16. Alteracoes a Esta Politica

A presente Politica pode ser atualizada periodicamente, nomeadamente para refletir alteracoes legislativas ou melhorias na Plataforma. A versao em vigor e sempre a publicada no Canal, indicando-se a data da ultima atualizacao. Alteracoes substanciais serao comunicadas de forma adequada.

17. Contactos

Para qualquer questao relacionada com o tratamento de dados pessoais no ambito do Canal, contacte o Encarregado de Protecao de Dados da [NOME DA ENTIDADE CLIENTE] atraves de [EMAIL DO DPO] ou por escrito para [MORADA DA ENTIDADE]. Para questoes exclusivamente relacionadas com o funcionamento tecnico da Plataforma, contacte a Cogniseg Lda atraves de info@cogniseg.com.


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